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23

Mar 2020

COVID-19: 6 passos para as empresas implementarem trabalho remoto

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A presença e o rápido aumento de casos confirmados de COVID-19 no Brasil trazem desafios para muitas empresas que se preparam para enfrentar essa contingência e permitir esquemas de home office para suas equipes

O Coronavírus transformou as relações de trabalho no Brasil e no mundo, seja em maior ou menor proporção, dependendo do modelo de negócio, e está impactando além da saúde, o mercado de trabalho. A Workana, maior plataforma que conecta freelancers a empresas da América Latina, é referência na adoção do modelo de home office em empresas, atua com trabalho remoto desde 2012 e preparou um modelo para ajudar profissionais e gestores neste cenário e minimizar possíveis lacunas e impactos na rotina de trabalho.

Embora o trabalho remoto não seja uma novidade, sua implementação em empresas brasileiras tem se tornado necessária e praticamente forçada com a chegada do Covid-19. “Esse alerta de saúde terá um grande impacto na maneira como as empresas compreendem o trabalho remoto. Após a crise, esperamos um aumento notável na implementação de políticas de home office, não mais como esforços de contingência inevitável, mas como política regular porque muitos de seus benefícios ficam evidentes. O trabalho remoto é uma maneira de melhorar a qualidade de vida dos funcionários e mudar a forma como olhamos para nossas tarefas”, diz Daniel Schwebel, country manager da Workana no Brasil.

Graças à tecnologia atual, o trabalho remoto pode ser ativado de uma maneira relativamente simples. Schwebel, que atua em uma empresa de 85 trabalhadores, onde metade deles trabalha remotamente, recomenda seis passos antes de viabilizar o trabalho remoto de casa:

1. Pensamento flexível, isso é uma emergência, nada é imutável. Se um programa de trabalho remoto formal não foi implementado em sua empresa, não é hora de projetá-lo em profundidade; neste momento, você deve ser ágil e imediato, é um plano de emergência focado em cuidar de seu pessoal, da comunidade e para dar continuidade à sua operação. Você aprenderá muito com esse estágio para um plano posterior.

2. Defina um comitê de continuidade. É importante alinhar os esforços da empresa e tomar decisões rápidas. Idealmente, deve haver um especialista nos processos da empresa, alguém que conheça o escopo técnico e os recursos tecnológicos disponíveis; e alguém com conhecimento de pessoas, linhas de comando, liderança formal e informal. Em grandes empresas, é muito provável que elas sejam separadas, e esse comitê seria composto pelos responsáveis ​​pelas operações, TI e recursos humanos, que devem ser coordenados pelo CEO ou alguém designado por ele, para levar a iniciativa adiante. No caso de empresas menores, é muito provável que uma pessoa ocupe todas ou várias dessas responsabilidades, por isso, é importante delegar outras tarefas para permitir tempo para projetar e ativar protocolos de trabalho remoto.

3. Defina o impacto na operação e viabilidade do trabalho remoto. Você deve ser claro sobre os processos e ações que podem ser operados remotamente; se esses processos não estiverem bem mapeados, o comitê de continuidade deverá criar algo rapidamente e contar com os principais gerentes da área para definir como o trabalho será executado remotamente e quais entregas você deve oferecer. Como serão tratados os processos que exigem a presença física de uma pessoa? Como essa população será protegida em sua transferência para o escritório?

4. Quais equipamentos e elementos técnicos sua equipe necessita? Computadores, conexão à Internet, impressora, configuração ou software especial para conectar-se remotamente a um serviço especial da empresa. É importante definir se as pessoas têm os recursos necessários e adequados, se usarão seus próprios equipamentos e quais medidas de segurança serão estabelecidas no cenário de equipamentos compartilhados com familiares ou pessoas de fora da empresa.

5. Escolha uma solução de comunicação online. Comece usando as ferramentas normais que sua equipe usa para se comunicar, como grupos do WhatsApp, mas implemente e promova o uso de plataformas como o Microsoft Teams (que foi lançado para uso gratuito durante esse período) ou o Slack, que permite que você tenha a comunicação da equipe em um só lugar, e separada da comunicação pessoal. Sua equipe pode ter bate-papo, videochamadas, documentos compartilhados, tudo em um só lugar, para acelerar sua operação.

6. Linhas claras de comunicação, instruções e expectativas. Qualquer mudança enfrenta dificuldades em uma empresa, e ter um processo simples e com instruções claras são o primeiro requisito para ativar a operação remota de emergência. Os responsáveis ​​por cada área são os que exigem maior comprometimento, devem ter cronogramas claros e extensos para solucionar as dúvidas da equipe, dar um extra para aprender as novas ferramentas e poder apoiá-las. É crucial marcar claramente o que você está esperando em entregas e atividades executadas, bem como conhecer as dificuldades que cada pessoa está enfrentando e propor alternativas.

Estabelecer uma equipe de trabalho remota é um grande desafio, mas em períodos de crise é onde surgem as maiores oportunidades. Após a contingência, é conveniente avaliar os benefícios que o trabalho remoto oferece para sua organização, o feedback e o interesse de seus colaboradores.

 

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